در حالی که شرکت‌ها مشغول انجام دورهای اخراج و رها کردن کارمندان خود هستند، ممکن است شما به عنوان یک کارمند بخواهید پیشگیرانه آن را ترک کنید، در حالی که ذهنتان از خود می‌پرسد: «آیا استعفا از طریق ایمیل بی ادب است؟» بسته به اینکه از چه کسی می‌پرسید، پاسخ‌ها ممکن است متفاوت باشد، اما ارسال یک ایمیل استعفا همیشه کار دشواری است.
در بیشتر مواقع، همیشه بهتر است نامه اخطار 2 هفته ای و یا استعفا نامه خود را شخصاً تحویل دهید و با شخصی که در حال رسیدگی به آن هستید گفتگوی حرفه ای داشته باشید. یک رویکرد اولیه و مودبانه همیشه ترجیح داده می شود و اگرچه ایمیل استعفای شما ممکن است به همان اندازه مؤدبانه باشد، اگر نمی‌پرسید چه زمانی استعفا دادن از طریق ایمیل به جای حضوری صحیح است، ممکن است بخواهید ابتدا شرایط خود را قبل از تصمیم‌گیری در نظر بگیرید.
در ادامه با شرکت تودی همراه باشید تا با شرایط و نکات مهم در رابطه با استعفا از طریق ایمیل کاملا آشنا شوید.
آیا استعفا از طریق ایمیل بی ادبی است؟
وقتی نوبت به تحویل نامه استعفای شما می رسد، عوامل زیادی وجود دارد که تعیین می کند آیا این حرکت برای شما مناسب است یا خیر. اولین جنبه ای که باید در نظر بگیرید این است که چرا در وهله اول استعفا می دهید و اینکه آیا این تصمیم یک تصمیم تکانشی است یا خیر.
پس از یک هفته به خصوص خسته کننده در محل کار یا یک حادثه بسیار ناگوار با مدیر خود، ممکن است متوجه شوید که نامه اخطار 2 هفته ای خود را برای ایمیل به مدیر خود تایپ می کنید و با سردردی که کار شماست تمام می شود. با سهولت ارسال آن به صورت آنلاین، شما هیچ چیزی برای جلوگیری از ضربه زدن به ارسال یا یک ایمیل بداخلاق ندارید و در این صورت، بله، استعفا دادن از طریق ایمیل بی ادبانه است زیرا ایمیلی که به آنها ارسال شده است گیرنده را فقط از یک ناامیدی غافلگیر می کند.
اگر مجبور بودید همان نامه را شخصاً تحویل دهید، ممکن است کمی زمان بیشتری را صرف نوشتن نامه کنید، سپس به سمت مدیر یا دفتر منابع انسانی خود بروید و آن را تحویل دهید. احتمالاً مکالمه ای در جریان است که ممکن است متوجه شوید که در تصمیم خود هنوز شک دارید.
ممکن است هنوز زمان داشته باشید که اوضاع را قبل از فروپاشی آن اصلاح کنید. اولین معیاری که باید قبل از ارسال نامه استعفا در نظر بگیرید این است که واقعاً مکث کنید و در نظر بگیرید که این انتخاب مناسبی برای شما است.
اکنون اگر پس از حداقل یک روز – شاید یک هفته – تفکر، همچنان احساس می کنید که ترک کردن می تواند راهی رو به جلو باشد، انجام آن از طریق ایمیل مطمئناً یک گزینه برای شما خواهد بود. هنگامی که مراقب تمام آداب مورد انتظار لازم در ارتباطات خود هستید و می توانید نقطه نظرات خود را به روشی سطحی بیان کنید، بی ادبی نیست که از استعفا از طریق ایمیل دست بکشید.
چه زمانی استعفا از طریق ایمیل درست است
برخی شرایط برای ارسال نامه اخطار دو هفته ای از طریق ایمیل مناسب تر است. در این شرایط، دلیل کمی برای تردید زیاد و اندیشیدن در مورد بی‌ادبی بودن یا نبودن آن وجود ندارد:
- هنگامی که از راه دور کار می کنید: این یک مورد واضح است، اما اگر در فضای اداری کار نمی کنید، آنلاین تنها گزینه شما است. شاید ابتدا یک مکالمه از طریق تماس ویدیویی داشته باشید و سپس ایمیل استعفا را ارسال کنید
- زمانی که قبلاً با شرکت خود مکالمه داشته اید: پس از اینکه قبلاً در مورد تصمیم به ترک کار با آنها صحبت کرده اید از طریق ایمیل استعفا دهید بی ادبانه نیست.
- وقتی به دلایل شخصی باید فوراً آنجا را ترک کنید: به دلیل شرایط اضطراری خانوادگی، وضعیت نامناسب سلامتی، مشکلات مسکن یا هر شرایط دیگری که شما را ملزم به ترک فوری می‌کند، ممکن است ترجیح دهید گفتگو را سریع انجام دهید.
- کار در یک محیط خصمانه که در آن قبلاً زمان سختی را سپری کرده اید و از گفتگوی حضوری می ترسید، تعجب نکنید که آیا استعفا دادن از طریق ایمیل بی ادبانه است یا خیر – فقط این کار را انجام دهید.
- خط‌مشی‌های شرکت این امکان را می‌دهد: سازمان شما ممکن است ترجیح دهد اسناد الکترونیکی همه ارتباطات را داشته باشد و نامه استعفا نیز ممکن است از طریق ایمیل ترجیح داده شود.
نکاتی که باید در هنگام استعفا از طریق ایمیل در نظر داشته باشید
استعفای حضوری اغلب ترجیح داده می‌شود، زیرا امکان بحث واضح در مورد این موضوع را فراهم می‌کند، در حالی که در آنلاین است، بسیاری از نکات ظریف گفتگو از بین می‌رود. استعفای آنلاین نیز روند پرسیدن سؤالات بعدی و درک شرایط را دشوارتر می کند. دلیل اصلی اینکه چرا استعفا از طریق ایمیل بی‌ادب تلقی می‌شود این است که ممکن است برای گیرنده بی‌احترامی به نظر برسد که نمی‌توانید برای صحبت حضوری با آنها وقت بگذارید.
آیا آنها را شایسته وقت شما نمی دانید؟ آیا از تجربه‌ای که در کار با آنها به دست آورده‌اید آنقدر قدردانی نمی‌کنید که بیایید و حضوری به آنها بگویید؟ آیا موضوع را خیلی ساده می‌گیرید؟ اینها برخی از سوالاتی است که ممکن است در رابطه با ایمیل استعفا داشته باشند، بنابراین بهتر است هنگام تایپ نامه خود این موارد را در نظر داشته باشید.
- ابتدا شخصاً با آنها گفتگو کنید تا به آنها اطلاع دهید که در حال بررسی این حرکت هستید
- اگر این امکان پذیر نیست، اضافه کنید که مشتاقانه منتظر صحبت حضوری در مورد موضوع با آنها هستید تا بدانند که در صورت تمایل همچنان می خواهید در مورد محتوای نامه شخصاً صحبت کنید.
- نامه استعفای خود را بدون هیچ متن یا موضوعی به نامه به ایمیل ضمیمه نکنید – تمام آدابی که هنگام ارسال پیوست رعایت می کنید باید در اینجا نیز رعایت شود.
- از سلام و احوالپرسی درست استفاده کنید و در ارتباطات خود مودب باشید حتی اگر نمی خواهید – همیشه به نفع شماست که تا انتها حرفه ای بمانید
- از یک فرمت رسمی در نامه استعفای خود استفاده کنید – بررسی کنید که آیا شرکت شما الگوها یا الزامات خاصی در این زمینه دارد یا خیر، در غیر این صورت قالب نامه رسمی را حفظ کنید.
- اگر این اولین بار است که استعفا را به گیرنده اعلام می‌کنید، توضیح مختصری درباره دلیل تصمیم‌گیری ارائه دهید – در ایمیل غرغر نکنید، اما اگر چیزهای واقعا ناراحت‌کننده‌ای وجود دارد که احساس می‌کنید باید به آن اشاره کنید، آن را به طور خلاصه بیان کنید.
- سعی کنید از یک دوره اخطار ۲ هفته ای یا هر مدت زمانی که قرارداد شما با شرکت ذکر می کند اطمینان حاصل کنید نه اینکه ناگهانی کار را ترک کنید.
- پیشنهاد کمک در انتقال را بدهید و تمام مدارک لازم را که قبل از ترک نیاز دارید تکمیل کنید
- در مورد تصمیم خود شفاف باشید و ارتباط دقیقی را در مورد زمانی که می خواهید ترک کار کنید ارائه دهید تا جایی برای تفسیرهای نادرست وجود نداشته باشد
- همچنین می‌توانید تصویر واضحی از تمام کارهای فعالی که روی آنها کار می‌کنید و اینکه چگونه می‌خواهید آنها را قبل از عزیمت به پایان برسانید، به مدیر خود ارائه دهید.
- قدردانی خود را نسبت به شرکت ابراز کنید و از بخش های خوب کار در آنجا قدردانی کنید – بهتر است بدون سوختن تمام پل های خود را ترک کنید.
- پس از ارسال ایمیل، در اختصاص زمانی برای صحبت با تیم منابع انسانی یا مدیر خود فعال باشید تا مطمئن شوید که ایمیل شما را دیده اند و دیدگاه شما را شفاف می دانند.
در پایان روز، شغل تنها یک جنبه از زندگی شما و تنها یک قدم در مسیر شغلی شما به سمت اهدافتان است. نادیده گرفته و بی ادب نباشید و بدون فکر کار خود را خاتمه دهید، اما مجبور نیستید تک تک تصمیمات را بیش از حد تحلیل کنید.
ترجیح می‌دهید هر کاری که می‌توانید برای ترک کار انجام دهید، اما اگر برای شما مناسب نیست، اقدامات احتیاطی را انجام دهید و آن را به صورت حرفه‌ای از طریق ایمیل انجام دهید. اگر می‌خواهید رابطه خود را با شرکت حفظ کنید، اطمینان حاصل کنید که هیچ گونه بدبینی نسبت به آنها ندارید و به طور فعال قدردانی خود را برای شرکتی که به زودی به بازار می‌آیید منتقل کنید – همین.
