پس از تکمیل ارزیابی ها و بررسی های عملکرد، وظیفه در دست، ایجاد یک برنامه بهبود عملکرد است که واقعاً توسعه کارکنان را تقویت می کند. با توجه به راه‌های بی‌شماری برای رسیدگی به مسائل، این وظیفه می‌تواند پیچیده باشد و نیاز به بررسی دقیق هم برای کارمند و هم برای شرکت دارد. برنامه های بهبود عملکرد نقش اساسی در پرورش رشد کارکنان و همسوسازی نیازهای سازمان ایفا می کنند. بخش منابع انسانی (HR) برای طراحی این برنامه ها، مسئولیت رهبری فرآیند برنامه ریزی یا همکاری با مدیران برای ایجاد ابتکارات موثر را بر عهده دارد.
برنامه بهبود عملکرد چیست؟
برنامه بهبود عملکرد (PIP) یا برنامه اقدام عملکرد به عنوان یک ابزار استراتژیک برای ارزیابی و رسیدگی به محدودیت‌های عملکرد یا نگرانی‌های رفتاری در کارکنان فعلی، عمل می‌کند. این شامل یک ارزیابی جامع از عملکرد یک فرد، ارائه اقدامات خاص برای اصلاح مسائل شناسایی شده است. با یک جدول زمانی کاملاً تعریف شده و اهداف قابل اندازه گیری، PIP شفافیت را هم به کارفرما و هم به کارمند ارائه می دهد و مراحل اولویت بندی شده و ترتیب آنها را مشخص می کند، که همه آنها به طور سیستماتیک ردیابی می شوند.
این طرح به عنوان سند در طول بررسی ها و به عنوان مرجعی برای مدیریت برای درک تلاش های سرمایه گذاری شده برای حمایت و رهبری یک کارمند عمل می کند. به طور معمول، افرادی که از یک PIP پیروی می کنند و به توصیه ها پایبند هستند، سطحی از بهبود را تجربه می کنند. با این حال، شکست مداوم در برآورده کردن انتظارات شرکت علیرغم تلاش های مکرر ممکن است منجر به اقدامات شدید شود.
منابع انسانی نقش مهمی در برنامه بهبود عملکرد دارد. آنها اطمینان حاصل می کنند که برنامه مناسب است و از بارهای غیر ضروری بر دوش کارمند جلوگیری می کند. در حالی که پیشرفت مطلوب است، منابع انسانی تضمین می کند که برنامه منطقی و عملی است و از تنظیمات برای شکست دوری می کند. علاوه بر این، منابع انسانی ارزیابی می کند که آیا انتظارات تعیین شده توسط کارفرما یا مدیر در جدول زمانی پیشنهادی معقول است و با حوزه های واقعی بهبود همسو است یا خیر. اجتناب از برنامه‌های عمومی برای همه کارکنان شناسایی‌شده ضروری است، زیرا ممکن است نتایج محدودی به همراه داشته باشد و مسائل واقعی را نادیده بگیرد. منابع انسانی همچنین هرگونه سوگیری یا اشتباهی را که توسط مدیران یا کسانی که تازه در تدوین برنامه بهبود عملکرد مرتکب شده اند را شناسایی می کند.
چگونه یک برنامه بهبود عملکرد بنویسیم
فرآیند و دستورالعمل‌ها برای تهیه پیش‌نویس برنامه بهبود عملکرد می‌تواند در بین شرکت‌ها متفاوت باشد، و رعایت اصول اولیه پروتکل‌های داخلی برای اجرای مؤثر ضروری است. در مواردی که دستورالعمل های خاصی وجود ندارد، منابع انسانی مسئولیت بیشتری در برنامه ریزی بهبود عملکرد بر عهده می گیرد. نقش آنها شامل حصول اطمینان از تجهیز و آموزش کارکنان برای طراحی و اجرای مؤثر این برنامه ها است. چه پیروی از دستورالعمل‌های تعیین‌شده یا توسعه مستقل آنها، در اینجا برخی از ملاحظات کلیدی در هنگام ایجاد یک برنامه بهبود عملکرد وجود دارد.
مشکل را درک کنید
برنامه بهبود عملکرد (PIP) اساساً یک راه حل هدفمند با هدف پرداختن به یک مشکل خاص است. قبل از تهیه پیش نویس PIP، درک رفتاری که نیاز به توجه دارد و شناسایی تغییرات لازم برای تقویت بهبود در آن حوزه خاص بسیار مهم است. در حالی که توسعه مهارت یک مؤلفه کلیدی است، لازم است بدانیم که عملکرد کلی کارکنان می تواند تأثیر منفی بگذارد. برای مشخص کردن علت اصلی یک مشکل، گفتگو با کارمند بسیار ارزشمند است، و بینش هایی در مورد محدودیت های فعلی آنها به دست می آید.
یک کارمند ممکن است به طور مداوم نتایج پایین‌تری را در محل کار نشان دهد، و این موضوع ممکن است صرفاً به مهارت‌های او مربوط نباشد، بلکه می‌تواند از نحوه انتقال اطلاعات اولیه به آنها ناشی شود. این امکان وجود دارد که کارمند از مکالمات مهمی که در آن داده‌های مربوط به اشتراک گذاشته می‌شود کنار گذاشته شده باشد، که مانع از توانایی آنها برای عملکرد مؤثر می‌شود. برای کشف چنین مسائلی، برای شرکت ضروری است که به طور فعال به دنبال نظرات کارمند در مورد چالش های احتمالی باشد. علاوه بر این، عملکرد ضعیف ممکن است به رهبران تیم نیز نسبت داده شود که ممکن است تکالیف را اشتباه متوجه شده باشند یا واگذاری وظایف را به اشتباه مدیریت کرده باشند. پرداختن به این مسائل اساسی اغلب برای ایجاد تغییرات واقعی و پایدار ضروری است.
یک هدف واضح تنظیم کنید
در حالی که برنامه‌های بهبود عملکرد مزایای متعددی را ارائه می‌دهند و می‌توانند به مسائل مختلفی رسیدگی کنند، تلاش برای هدف قرار دادن همه حوزه‌ها به طور همزمان می‌تواند طاقت‌فرسا باشد. ایجاد یک هدف اولیه و سپس تقسیم وظایف به مراحل قابل مدیریت، موثرتر است و برنامه را برای کارمند آسان می کند. این مراحل می تواند به شکل وظایف فردی باشد که کارمند به طور متوالی روی آنها کار می کند یا مجموعه ای از دستورالعمل ها که باید در طول کار به آنها توجه داشته باشد.
به عنوان مثال، اگر یک کارمند نیاز به افزایش مهارت های مدیریت زمان خود داشته باشد، مراحل اقدام را می توان به مهلت های تعیین شده برای هر کار تقسیم کرد و از تکمیل به موقع کل پروژه و رسیدن به هدف اصلی اطمینان حاصل کرد. علاوه بر این، اهداف فرعی را می توان معرفی کرد که کارمند را ترغیب می کند تا با یک مربی در بهبود مهارت های ویرایش یا بهبود فرآیند برنامه ریزی همکاری کند و در نهایت تکمیل کار را تسریع کند. استراتژی دوم شامل یک رویکرد آموزشی بیشتر با تمرکز بر مراحل یادگیری به جای یک جدول زمانی خطی برای تکمیل سریع کار است. همکاری با کارمند برای ایجاد یک هدف روشن و طراحی برنامه ای برای تسهیل تغییرات لازم ضروری است.
زمانی را برای ورودهای منظم اختصاص دهید
همانطور که در فرآیند یادگیری نحوه تدوین یک برنامه بهبود عملکرد کاوش می کنید، مهم است که اذعان کنید که مشارکت فعال در اجرای طرح ممکن است ضروری باشد. در حالی که یک کارمند ممکن است در پایبندی مستقل به الزامات برنامه ماهر باشد، بررسی های منظم برای اطمینان از اینکه همه چیز در مسیر درست باقی می ماند ضروری است. موقعیت‌هایی ممکن است به وجود بیایند که پشتیبانی اضافی ضروری می‌شود، یا به دلیل شرایط پیش‌بینی‌نشده، تغییراتی در برنامه ضروری است. این می تواند شامل سناریوهایی باشد که در آن کارمند به اسناد مهم دسترسی ندارد یا حتی مدیر و مربی آنها از شرکت خارج شود.
در چنین مواقعی، در طول چک لیست های هفتگی، می‌توان منابع تکمیلی را در اختیار کارمند قرار داد یا مربی جدیدی تعیین کرد. این نه تنها به تیم منابع انسانی و مدیران اطمینان می دهد که پیشرفت در حال انجام است، بلکه اطمینان و پشتیبانی را برای کارمندان فراهم می کند. این بر تعهد واقعی شرکت برای رسیدگی به نیازهای نیروی کار خود تأکید می کند. عاقلانه است که از قبل برای دفعات و ساختار این جلسات برنامه ریزی کنید و به روز رسانی ها و بحث های خاصی را که باید پوشش داده شود مشخص کنید.
در صورت لزوم کمک و پشتیبانی اضافی ارائه دهید
در موارد خاص، ممکن است کارمند همگام شدن با خواسته های برنامه بهبود عملکرد را چالش برانگیز بداند. نقش فعال منابع انسانی در برنامه بهبود عملکرد شامل شناسایی مبارزات بالقوه و ارائه حمایت لازم از کارمند است. پیش‌بینی و برنامه‌ریزی برای هر گونه چالش قابل تصوری که ممکن است یک کارمند با آن مواجه شود، تضمین می‌کند که منابع از قبل به آسانی در دسترس هستند و از تقلاهای لحظه آخری اجتناب می‌کنند. الزامات آموزشی، نگرانی های کارکنان، تعدیل نقش، ضرب الاجل های طولانی یا هر عامل دیگری که ممکن است عملکرد را مختل کند، در نتیجه استراتژی و برنامه ریزی برای نیازهای کارمند ضروری است.
تنظیم پیامدها در یک PIP
یکی از چالش برانگیزترین جنبه های ایجاد یک برنامه بهبود عملکرد در شناخت عواقب بالقوه شکست در صورتی است که کارمند نتواند عملکرد خود را به طور قابل توجهی از طریق برنامه افزایش دهد. هدف اصلی برنامه بهبود، ارتقای عملکرد و ارزیابی کارکنان و کیفیت کار برای مطابقت با استانداردهای شرکت است. کارمندی که در دستیابی به این امر کوتاهی می کند نه تنها بهره وری کلی محل کار را کاهش می دهد بلکه بر گردش کار سازمانی نیز تأثیر می گذارد. بنابراین، باید تلاش های اختصاصی برای بهبود عملکرد آنها انجام شود و اگر آنها برای ادغام موثر در محل کار تلاش نکنند، ممکن است جایگزینی در نظر گرفته شود.
توجه به این نکته ضروری است که پیامدها نباید منجر به اخراج فوری شوند و شدت عواقب را می توان بر اساس ترجیحات داخلی شرکت انتخاب کرد. اقدامات بالقوه ممکن است شامل دستور دادن به کارمند برای ثبت نام در یک برنامه اضافی در صورتی که عملکرد آنها پایین بود یا از آنها بخواهید که از پروژه عقب نشینی کنند و قبل از بازگشت به نقش خود بر توسعه مهارت های خاص تمرکز کنند. توصیه می شود به جای غافلگیر کردن کارکنان در آخرین لحظه، پیامدهای بالقوه را از قبل با آنها در میان بگذارید، که بر اهمیت در نظر گرفتن این جنبه در هنگام تدوین برنامه بهبود عملکرد تاکید دارد.
تسلط بر هنر نوشتن یک برنامه بهبود عملکرد موثر یک مهارت حیاتی برای رهبران، مدیران و متخصصان منابع انسانی است. هنگامی که یک برنامه بهبود با ساختار مناسب اجرا شود، می تواند اتحاد قوی تری بین کارمند و کارفرما ایجاد کند. کارفرمایان باید با دقت به بازخورد کارکنان گوش دهند، توضیح واضحی در مورد ضرورت برنامه بهبود عملکرد ارائه دهند و اطمینان حاصل کنند که هر دو طرف در یک صفحه هستند. این همسویی بین کارفرمایان و کارکنان به طور قابل توجهی به موفقیت کلی شرکت کمک می کند.
