رسیدگی به غیبت کارکنان و افزایش بهره وری در محل کار

غیبت کارکنان در محل کار می تواند تأثیر بسزایی بر بهره وری و عملکرد کلی سازمان داشته باشد. در نتیجه، بسیاری از شرکت‌ها برای رسیدگی موثر به غیبت، به بخش منابع انسانی (HR) خود متکی هستند. برخی تصور می کنند که راه حل آسانی برای این وجود دارد – فقط تعداد روزهایی را که کارمندان مرخصی با حقوق دریافت می کنند محدود کنید و می توانید مدت زمان مرخصی کارمندان را محدود و مشخص کنید.

آیا این موضوع کار می کند؟ مشکل غیبت علیرغم اینکه کارمندان را مجبور می کند برای رفع نیازهای شخصی خود روزهای مرخصی بدون حقوق را از محل کار خود بگیرند، رخ می دهد. اگر تیم منابع انسانی، در نظارت بر اوقات مرخصی خود به ویژه با کارمندان سختگیر شود، کارمندان فقط ناآرام تر می شوند و باعث کاهش قابل توجهی در تعامل کارکنان و همچنین بهره وری در محل کار می شوند.

هیچ راه حل واحدی برای غیبت کارکنان وجود ندارد که بتوان انتظار داشت هر بار کار کند. کارفرمایان، و به طور خاص تیم منابع انسانی آنها، باید علل غیبت کارکنان خود را بررسی کنند و استراتژی ای را طراحی کنند که به جای نادیده گرفتن آن، به موضوع رسیدگی کند.

کارمندانی که داوطلبانه سر کار می آیند معمولاً کارمندان شادتری هستند که بیش از آن می توانند به بهره وری در محل کار کمک کنند، بنابراین رسیدن به این اشتیاق برای کار باید هدف باشد. بیایید بررسی کنیم که چگونه تیم منابع انسانی می تواند تأثیر مثبتی بر غیبت کارکنان در محل کار داشته باشد، که منجر به بهبود مشارکت کارکنان و افزایش بهره وری می شود.

درک غیبت کارکنان

درک این پدیده سخت نیست – همه ما از بچه‌های مدرسه‌ای که تمایلی به نشستن در کلاس نداشتند به بزرگسالانی تبدیل شده‌ایم که مجبور شده‌اند این کار را با سنگین کردن تصمیم برای رفتن به سر کار انجام دهند. علیرغم داشتن اراده آزاد بیشتر به عنوان بزرگسالان که می توانند تصمیم بگیرند که آیا می خواهند کار کنند یا نه، اغلب فشارهای زیادی وجود دارد که ما را از تصمیم به کار نکردن باز می دارد.

چه به دلیل فشارهای مالی و چه به دلیل مسئولیت های خانوادگی، بیشتر آنها به کار و ایجاد حرفه خود ادامه می دهند. علی‌رغم این فشارها، اگر کارمندان شما تصمیم می‌گیرند کار خود را از دست بدهند و در معرض خطر از دست دادن شغل خود باشند، به احتمال زیاد به این معنی است که آن‌ها به اندازه‌ای زیاد با چیزی سر و کار دارند که متعهد شدن را دشوار می‌کند.

مفهوم غیبت به غیبت عادی یا عمدی یک کارمند از محل کار اشاره دارد. می تواند به عنوان غیبت مجاز (مرخصی استعلاجی، مرخصی) یا غیبت غیرمجاز (مانند غیبت های غیرقابل توضیح) طبقه بندی شود. غیبت بیش از حد می تواند جریان کار را مختل کند، پویایی تیم را تحت تأثیر قرار دهد و مانع دستیابی به اهداف سازمانی شود.

تأثیر غیبت کارکنان

غیبت کارکنان می تواند عواقب گسترده ای هم برای کارمندان و هم برای کارفرمایان داشته باشد. برای کارکنان، ممکن است منجر به افزایش استرس، کاهش رضایت شغلی و تیرگی روابط با همکاران شود. هرچه زمان کمتری را در محل کار بگذرانند، بیشتر از انجام وظایف خود عقب می مانند. پس از مدتی، این به بیزاری از شغل آنها تبدیل می شود، زیرا می دانند که آنها مقدار زیادی کار برای بازگشت دارند.

حتی اگر حجم کاری دغدغه اصلی آنها نباشد، پس از یک دوره قطع ارتباط با محل کار و همکارانشان، ناگهان برقراری ارتباط و فکر کردن به کارشان سخت‌تر می‌شود. در نتیجه درگیری کارکنان به شغل خود کاهش یافت و حتی وقتی سر کار می آیند، احتمالاً حواسشان پرت، بی حال و بی حوصله هستند. پس از رسیدن به آن نقطه، تلاش‌های منابع انسانی برای بازگرداندن آنها به سمت عقب شروع می‌شود.

از سوی دیگر، کارفرمایان ممکن است کاهش بهره وری، افزایش هزینه ها و کاهش عملکرد کلی سازمان را تجربه کنند. طبق گفته TeamSense، میانگین کاهش بهره وری که یک شرکت می تواند در نتیجه غیبت های برنامه ریزی نشده ببیند می تواند به 36.6 درصد برسد، در حالی که متوسط ​​کاهش بهره وری در رابطه با غیبت برنامه ریزی شده می تواند 22.6 درصد محاسبه شود.

به گفته مرکز کنترل بیماری، کاهش بهره وری در محل کار ناشی از غیبت می تواند برای کارفرمایان در ایالات متحده 1685 دلار برای هر کارمند در سال یا 225.8 میلیارد دلار در سال هزینه داشته باشد. بدون کارکنانی که بتوانند نقش‌هایی را که قبلاً با آن‌ها آشنا هستند، انجام دهند، کارفرمایان یا کار در سازمان متوقف می‌شوند یا باید شخص دیگری را وادار کنند تا وارد کار شود و وظایف انتظار را انجام دهد. بعد از آن بحث اضافه کاری مطرح می شود که بر عواقب مالی غیبت بیش از حد می افزاید.

نقش منابع انسانی در رسیدگی به غیبت کارکنان

غیبت کارکنان بر کل شرکت تأثیر می گذارد، اما مدیران اغلب در موقعیتی نیستند که بتوانند کاری در مورد آن انجام دهند. آنها می توانند با کارمندان خود صحبت کنند و از آنها بخواهند که مرتباً وارد شوند، اما نمی توانند مجبورشان کنند. رسیدگی به غیبت اغلب به شرکت نیاز دارد تا قبل از رفع دائمی مشکل، برخی اصلاحات و تطبیق‌های خط‌مشی را انجام دهد. اگر به نظر می رسد که تنها یک یا دو کارمند با غیبت و بهره وری در محل کار دست و پنجه نرم می کنند، تیم منابع انسانی می تواند به صورت موردی با این وضعیت برخورد کند و بررسی کند که چگونه می تواند به کارمند کمک کند کار خود را با اولویت های بیرونی متعادل کند.

اگر مشکل غیبت یک موضوع بیشتر در سطح شرکت است، احتمالاً مسائل ریشه‌ای زیادی در شرکت وجود دارد که باید قبل از اینکه بتوانید به جایی نزدیک به بهره‌وری و مشارکت کارکنان بروید، تغییر کنند. به ویژه برای تیم منابع انسانی مهم است که به طور فعال در درک اینکه چرا کارمندان تصمیم می‌گیرند کار را از دست بدهند یا ورود به آن را دشوار می‌دانند، درگیر شوند.

برای داشتن مدیریتی قوی و طریق برخورد با تیم کارکنان خود بهترین اتفاق انتخاب تیم منابع انسانی می باشد برای کسب اطلاعات می توانید به دنبال بهترین تیم منابع انسانی خود باشید که در اینجا تیم شرکت تودی می تواند مشکل بزرگ و حاد شما را برعهده بگیرد و نظم درست و کارامدی به شرکت و تیم کارکنان شما بدهد.

توسعه خط مشی های مدیریت غیبت

اولین گام در رسیدگی به غیبت، تدوین سیاست های جامع مدیریت غیبت کارکنان است. متخصصان منابع انسانی نقش مهمی در ایجاد و اجرای این سیاست ها ایفا می کنند و از همسویی آنها با الزامات قانونی و نیازهای سازمان اطمینان حاصل می کنند.

این خط‌مشی‌ها باید رویه‌های گزارش غیبت، مستندات مورد نیاز، و پیامدهای غیبت بیش از حد یا غیرمجاز را مشخص کنند. این به تیم منابع انسانی این امکان را می دهد که از اعداد غیبت بیشتر آگاه شوند و روندها و دلایل کلی را ببینند که می توانند قبل از تبدیل شدن به یک موضوع حاد به آنها بپردازند.

ترویج یک محیط کاری سالم

محیط کار سالم برای به حداقل رساندن غیبت کارکنان گزینه ای ضروری است. منابع انسانی می تواند از نزدیک با تیم مدیریت همکاری کند تا یک فرهنگ مثبت در محل کار را تقویت کند که رفاه و مشارکت کارکنان را ارتقا دهد. این می تواند شامل ابتکاراتی مانند برنامه های سلامتی، ترتیبات کاری منعطف، و کانال های ارتباطی باز برای رسیدگی به هر گونه نگرانی یا چالشی باشد که کارکنان ممکن است با آن مواجه شوند. کارگرانی که می توانند تعادل را در سلامتی خود، اعم از روحی و جسمی پیدا کنند، به احتمال زیاد به کار خود علاقه پیدا می کنند.

همچنین، در نظر داشته باشید که کارکنان ممکن است به دلیل مدیران سمی یا فرهنگ کاری خصمانه که باعث می شود در سازمان احساس ناخوشایندی کنند، روزهای مرخصی می گیرند. این مسائل را درک کرده و به آنها رسیدگی کنید تا محیط کار حداقل از بازگشت کارمند به کار استقبال کند. به سختی می توان به همکاران دلگرم کننده دست یافت، اما آنها می توانند مشارکت کارکنان را به میزان قابل توجهی بهبود بخشند.

برگزاری مصاحبه های بازگشت به کار

هنگامی که کارمندی از غیبت برمی‌گردد، منابع انسانی می‌تواند مصاحبه‌های بازگشت به محل کار را برای درک دلایل غیبت انجام دهد و در صورت نیاز پشتیبانی ارائه دهد. این مصاحبه‌ها فرصتی برای پرداختن به مسائل اساسی که ممکن است به غیبت کارکنان کمک کند و راه‌حل‌های بالقوه را بررسی کنیم. با نشان دادن همدلی و درک، متخصصان منابع انسانی می توانند محیطی حمایتی ایجاد کنند که کارکنان را تشویق می کند در هنگام مواجهه با چالش ها به دنبال کمک باشند.

اجرای استراتژی های تعامل کارکنان

کارمندان متعهد کمتر در محل کار غیبت می کنند. منابع انسانی می‌تواند استراتژی‌های تعامل کارکنان را برای تقویت حس تعلق و تعهد در بین کارکنان اجرا کند. این می‌تواند شامل فراهم کردن فرصت‌هایی برای توسعه حرفه‌ای، به رسمیت شناختن و پاداش دادن به دستاوردها و تشویق تعادل بین کار و زندگی باشد. با سرمایه گذاری در مشارکت کارکنان، منابع انسانی می تواند نیروی کار با انگیزه ای ایجاد کند که کمتر مستعد غیبت باشد.

راهبردهای مدیریت غیبت کارکنان

در برخورد با غیبت کارکنان نمی توان نقش تیم منابع انسانی را انکار کرد. متخصصان منابع انسانی با توجه دقیق به کارمندان خود و ترسیم استراتژی هایی برای کمک به آنها، می توانند به مسائلی بپردازند که مشارکت کارکنان آنها را محدود می کند. استراتژی‌های خاصی وجود دارد که منابع انسانی می‌توانند برای تبدیل محل کار به فضایی که کارکنان می‌خواهند در آن حضور داشته باشند، اتخاذ کنند، و اینها باید به جای فرار از شرکت، کارمندان را به سمت شرکت بکشاند.

تحلیل و گزارش داده

منابع انسانی می تواند از ابزارهای تجزیه و تحلیل داده ها برای شناسایی الگوها و روندهای غیبت کارکنان استفاده کند. با ردیابی و تجزیه و تحلیل داده‌های غیبت، متخصصان منابع انسانی می‌توانند بینش‌هایی درباره علل زمینه‌ای به دست آورند و استراتژی‌های هدفمندی را برای رسیدگی به آنها توسعه دهند.

گزارش منظم در مورد میزان و روند غیبت کارکنان نیز می تواند به افزایش آگاهی مدیران و کارکنان کمک کند و بر اهمیت حضور و پاسخگویی تاکید کند. TeamSense متوجه شد شرکت‌هایی که پس از شروع استفاده از راه‌حل‌های نرم‌افزاری برای ردیابی مشکل، 17 درصد کاهش غیبت را گزارش می‌کنند.

ارائه برنامه های کمک به کارمندان

برنامه‌های کمک به کارکنان (EAPs) می‌توانند منبع ارزشمندی در مدیریت غیبت باشند. منابع انسانی می تواند با ارائه دهندگان خارجی برای ارائه خدمات مشاوره و پشتیبانی به کارکنانی که با چالش های شخصی یا شغلی روبرو هستند همکاری کند. EAP ها می توانند به کارمندان کمک کنند تا موقعیت های سخت را هدایت کنند، استرس را کاهش دهند، و رفاه کلی را بهبود بخشند، که در نهایت منجر به کاهش میزان غیبت کارکنان می شود. این برنامه‌ها می‌توانند با دادن جامعه‌ای به کارگران برای تعامل منظم، به مشارکت کارکنان بپردازند. هیچ راه بهتری برای ایجاد رفاقت بین کارمندان وجود ندارد.

ارائه ترتیبات کاری انعطاف پذیر

انعطاف پذیری در ترتیبات کاری می تواند به کاهش میزان غیبت کارکنان کمک کند. منابع انسانی می تواند با مدیران همکاری کند تا گزینه هایی مانند ساعات کاری انعطاف پذیر، دورکاری یا هفته های کاری فشرده را بررسی کند. این ترتیبات به کارکنان کنترل بیشتری بر تعادل کار و زندگی خود می دهد و نیاز به غیبت های برنامه ریزی نشده را کاهش می دهد و رضایت شغلی را ارتقا می دهد.

اجرای برنامه های شناسایی و پاداش

برنامه های شناسایی و پاداش می تواند تأثیر مثبتی بر انگیزه و حضور کارکنان داشته باشد. بسیاری از کارمندان علاقه خود را به کار خود از دست می دهند زیرا احساس می کنند که در فضای کاری ارزشی ندارد و در نهایت باعث دور شدن آنها از سازمان و اهداف آن می شود.

نیروی کار منابع انسانی می تواند برنامه هایی را طراحی و اجرا کند که تلاش ها و دستاوردهای کارکنان را تصدیق و قدردانی کند. این می تواند شامل انگیزه های پولی، شناخت عمومی یا فرصت هایی برای پیشرفت شغلی باشد. با شناسایی و پاداش دادن به حضور و وقت‌شناسی، منابع انسانی می‌تواند اهمیت حضور منظم را تقویت کرده و از غیبت کارکنان جلوگیری کند.

مدیریت موثر غیبت برای حفظ نیروی کار مولد و متعهد بسیار مهم است. متخصصان منابع انسانی با توسعه سیاست‌های جامع مدیریت غیبت، ترویج یک محیط کار سالم و اجرای استراتژی‌هایی برای جلب مشارکت کارکنان، نقشی حیاتی در رسیدگی به غیبت کارکنان ایفا می‌کنند. با انجام اقدامات پیشگیرانه و پرورش فرهنگ حمایتی، منابع انسانی می تواند تأثیر مثبتی بر غیبت کارکنان داشته باشد و منجر به بهبود بهره وری در محل کار و رضایت کارمندان شود.

به یاد داشته باشید، پرداختن به غیبت کارکنان نیازمند یک رویکرد جامع متناسب با نیازهای منحصر به فرد هر سازمان است. با سرمایه گذاری در ابتکارات و استراتژی های منابع انسانی، شرکت ها می توانند محیط کاری ایجاد کنند که در آن کارکنان احساس ارزش، حمایت و انگیزه برای حضور و مشارکت داشته باشند، که همه اینها می تواند به مشارکت کارکنان و نقش آنها به عنوان تصمیم گیرندگان فعال در نیروی کار کمک کند.